長崎県長崎市を拠点に内航海運業を営む株式会社藤進は、石材や砂利の海上運搬をはじめ、防波堤建造時の基礎捨石などの工事に従事しています。現在10隻体制で運航し、今後も新造船を就航予定。南は沖縄から北は北海道まで日本全国の海を運航しています。

海上ブロードバンド普及が叫ばれる中、国や関係機関の取り組みが強化されてきましたが、各船舶との通信手段は電話またはファックスがほとんどで、船員は年配者が多いこともあって書類のやりとりはファックスが主流でした。船舶の運航には実にさまざまな書類が必要となります。船員の乗船・下船時に海運局への申請が必要な「雇入・雇止届出書」や「海員名簿」、「出勤簿」や「作業実績表」「KY（危険予知）連絡書」等、船員法に基づく書類から当社独自の管理書類まで種類は多岐にわたり、その枚数は年間約3000枚にも及びます。

ほとんどの書類を船長や船員が手書きで記入しますので、作業量が多いことも悩みでした。また、運航ルートや工事の詳細図面や注意事項が書かれた「配船表」など重要な書類は寄港地や工事現場へ、本社スタッフが直接手渡しに出向くことも頻繁にあります。移動時間がかかる上、天候などの状況により運航日時が読めないこともあり、本社と船舶間の書類の受け渡しや管理は課題でした。

また船員の確保は海運業全体の課題でもありますが、船員の求人の際に問い合わせが多いのが、船舶のWi-Fi環境の有無です。当社では2021年の新造船からWi-Fiを導入し始めたという状況で、まだまだWi-Fi環境は整っていませんでした。こうした通信環境の整備は人員確保の面でも重要事項でありました。

非対面による感染予防と業務効率化を同時に進めることで、船内の労働環境は大きく改善されました。

紙ベースの書類を手渡しやファックスでやりとりしていた頃と比べると、クラウド上のデータにOffice365で直接入力できるようになり、書類の作成作業や受け渡しがリアルタイムにできるようになりました。船長や船員にとって記入の手間や時間を大幅に軽減できたのと同時に、本社の管理者としても全国どこからでも現時点の実績や状況をリアルタイムに確認できるようになり、作業量も約5割削減できました。従来は、半月から1か月分の書類をまとめてファックスしてもらっていましたから、スピード感が全然違います。

また、以前は10隻の船舶それぞれから書類が届くため、出張から戻ると書類が山積みの状態でしたが、現在はクラウド上でデータ共有できるのでペーパーレス化も実現できました。「KY（危険予知）点検」の書類だけは今もファックス受信ですが、新しく導入した複合機では受信したファックスをデータ保存できるため、これも紙の保管は不要になりました。導入前は週に50枚程度、年間3000枚ほどの書類をファイル保管していましたが、約９割もの書類削減に成功しました。紙と違ってデータはハードディスクに保存できるので保管スペースもとてもコンパクトです。

船舶業界は海上という特殊な環境だけに時代から取り残されている現状がありましたが、IT導入補助金という心強いサポートのおかげで新たな業務フローの構築と福利厚生にもつながる労働環境整備を実現することができました。足踏みしている企業の方には、補助金の活用をおすすめしたいですね。

そして今回のITツール導入をきっかけに、さまざまな補助金についてアンテナを張って調べるようになりました。今後も自社に適したサポートがあれば、さらなる業務改善のためにもぜひ活用してみたいと思います。