岐阜県多治見市を拠点とするコミタクモビリティサービス株式会社は、地域の乗合バス事業と学校や企業の送迎バス事業を展開しています。交通弱者に対応する地域コミュニティバスの運行をいち早く始め、2009年には「ソーシャルビジネス55選」に選出されました。「すべてはお客様のありがとうのために」をコンセプトに、地域の皆さまの足となるべく安心安全を追求しながら、時代に即した交通手段の創出に努めています。

乗合バス業務を手掛ける一方で、地域の高校や大学、そして大手通販企業の送迎バス事業もスタートしました。順調に売上を伸ばしていたところに、コロナ禍の感染症対策で「乗車率を50%以下」という制限が課されたのです。バス車両もドライバーも足りず大変困難な状況ではありましたが、お取引先様の信頼を獲得するために社員一丸となって取り組んできました。

この新規事業によって経営基盤が整ってきた時、次なる課題として浮上してきたのは、多忙を極める管理スタッフの仕事を効率化するために運行管理業務をDX化することでした。日々の「運行指示書」や「運行日報」などの書類は、全て管理スタッフやドライバーによる手書きで、バスの帰着後に管理スタッフが2、３時間かけて「運行実績」を手作業で入力するという膨大な業務が発生していたのです。

また、1日あたり約80便分の運行指示書や約30枚の運行日報、そのほか点呼簿などさまざまな書類の量は、月に3000枚以上にも及び、オフィスを占める書類のペーパーレス化も大きな課題でした。

そこで、兼ねてから経営勉強会でつきあいのあった地元のシステム開発会社、顧問会計士や社労士にも相談しながら、送迎バスの運行管理支援システムの導入を本格的に検討し始めたのです。

高齢のドライバーの方々にはなかなか浸透しないのではないかと心配していましたが、予想以上に運用が進み、現在８割ほど実用化が完了しています。

システムの導入によって、運行管理業務は激的に効率化しました。これまで専任スタッフが手作業で行っていた運行ルート作成も簡単にできる上、1日約80便分の運行指示書は自動的に各ドライバーのタブレットに表示され、手書きは不要となりました。またドライバーが手書きしていた運行日報も運転席でのタブレット操作が可能となり、さらにはクラウド上で自動的に運行実績が反映されるため、バス帰着後に2、３時間かかっていた入力作業もなくなりました。そして毎月の月次報告も自動で反映されるため、入力に30分かかっていた作業が、わずか2、3分で出力できるようになりました。

一方でペーパーレス化も達成しました。運行指示書や点呼簿はタブレット上に表示されるため、出力してドライバーに渡す必要はありません。1日30枚ほどあった運行日報もゼロとなりました。月間トータルで約3000枚もあった書類を削減することができたのです。さらには時期を同じくして勤怠管理システムも導入し、CSVでデータを吐き出して運行管理システムに読み込むことで日報と連動することも実現できました。

DX化を進めるにあたっては、自社に今必要なことは何か、業務において効率化できることは何か、をしっかり把握しないといくら高額で立派なシステムを導入しても根本的な問題解決にはつながらないのではないでしょうか。まずは自社の実状をきちんと理解し、小さくても自社のニーズや規模に合ったツールを選ぶことからスタートしてみてください。

もちろん経営者自らが学び続けることも大切です。管理クラスの従業員が何をしているのか、現場で何をしているかを直接しっかり見極めること、気づきはそこから得られます。IT導入補助金のホームページで、多様な業種の企業様の導入事例に学ぶことができるのも、そんな気づきの場のひとつと考えます。世の中は日々進化し続けていますから、常にアンテナを張って勉強していくことが大事だと感じています。