弊社は、1978年に創業したファブレス*1の家電メーカーです。創業時は家電の二次卸業を営んでいましたが、現在は大手ディスカウントストア等のPB製品開発のほか、自社ブランドの家電開発にも着手し、2019年からはECサイトで直販も行っています。

しかし、経理等の社内業務は旧態依然としており、販売管理は紙の台帳に記された売上表を見ながら個人が電卓を叩いて計算しているような状況でした。それでも大きな問題はなかったのですが、検算等に手間がかかる上に細かなミスが多く、正確に売上げや利益を把握するのに時間がかかっていたことは事実です。以前から付き合いのあったIT導入支援事業者（株式会社大塚商会）から販売管理ソフトや会計ソフト導入の提案があったのですが、長年のやり方を変えることに不安があり、なかなか踏み切ることができませんでした。

とはいえ、事業拡大していく上で、果たしてこれで良いのだろうか。そんな思いから2021年にIT経営簡易診断*2を受けたところ、やはり「会計ソフトがない企業は初めて」と驚かれ、IT化を進めることで経営の適正化が図れることや、そのための手順等の具体的なアドバイスを受けることができました。今年6月に社長が代替わりし、ITに詳しい人材も入社したことから、新社長のもとで新しく生まれ変わろうと決意し、バックオフィスのIT化に着手しました。

*1製品製造のための自社工場を持たない製造業の業態、またはそのメーカーのこと。

*2IT経営簡易診断：中小機構が行っている無料の支援メニュー。専門家との3回の面談を通して、経営課題・業務課題を全体最適の視点から整理・見える化し、IT活用可能性を提案する。
https://www.smrj.go.jp/sme/enhancement/diagnosis/index.html

まず、生産・仕入れ、販売、在庫の数字が正しく把握できるようになり、経営が適正化しました。IT経営診断で指摘された「ECで受注した送り状が倉庫で出力できない」「ECで受注したデータが販売管理ソフトに取り込めない」「販売データと会計データが連動しない」という課題もすべて解決しています。

クラウド型のソフトなのでリモートワークが可能になり、営業担当者がノートパソコンを持参して客先で見積もりを作成し、商談をまとめられるようになりました。事務作業や営業報告書の作成もすべて出先で可能なため、恒常化していた残業がなくなり、定時で上がれるようになっています。他部門も手入力や手計算の手間が激減し、従来２〜３日かかっていた業務が1日で片付くといった効果が出ています。なにより、コロナ禍で自宅待機を余儀なくされた時期も各部署がリモートワークで滞りなく業務を行うことができ、「これはすごく便利だね」と一気に理解が進みました。

労働環境の改善とともに、残業コストの削減により利益率が１〜２％改善。販売管理費も年間1,000万円ほど削減しています。その分をECの広告費にまわしたことで、スタート時は数百万円程度だったECの売上が昨年度は約8,000万円まで伸長。今年度は1億円を超える見込みです。

ITツールは、プログラムを走らせれば人間が寝ているときでも仕事をしてくれます。「従業員が休むため」「楽になるため」だと理解されれば、どのセクションでも前向きにIT化の推進に取り組んでもらえるのではないでしょうか。経営者目線から見ると、人手不足が深刻になる中、少人数でも業務がこなせるIT環境の構築は事業継続の要ではないかと思います。

小規模な企業の場合、IT導入補助金を活用したくても事業規模に合ったITツールが見つからなかったり、メーカーの営業が来てくれないといった悩みもあるのではないでしょうか。そのような場合でも、IT導入補助金の公式サイトには多数の補助金対象ツールや企業（IT支援事業者）が登録されていますから、そこから比較検討することができます。弊社も公式サイトを制作する際には、 IT導入補助金サイトで業者を探したんですよ。補助金を活用することで予算も増額できますし、IT支援事業者にも安心して協力してもらえます。IT導入補助金は、中小企業にとってすごく優しい補助金制度だと感じています。