小幡建設工業は、青森県八戸市で民間と公共の建築工事、土木工事を長年にわたり手掛けてきました。建設業界は一般的に長時間労働で生産性が低い業界と言われていますが、弊社も例外ではありませんでした。社員のほぼ半数は日々工事現場で勤務するという状況ながらも、勤怠管理はタイムカード打刻というアナログな手法で行っていましたので、タイムカードを打つためだけに本社へ出勤・帰社するということが常態化していたのです。

本社から現場までは距離がありますから、道路事情や現場までの移動時間を見越して早めに出勤し、現場作業終了後もタイムカード打刻のために一旦帰社するとなれば、本来の労働時間に加えて往復移動分の勤務時間が発生します。何よりその移動は社員にとっても負担となっていました。こうした状況を打破するためにも、勤怠管理をIT化することによる働き方改革の必要性を以前から感じていたのです。

実際に導入してから1年ほど経過しましたが、当初の懸念をよそに、現在では全社員がスムーズに活用しています。本社へ出社することなく現場へ直行して、スマートフォンなど手持ちの端末で打刻し、就業時間終了時も帰社することなく現場で打刻して直帰できるため、移動時間を丸々カットできるようになったのです。1年前と比べると残業時間を3分の1ほど削減することができました。

また、従来打刻されたタイムカードを手作業で入力していた勤怠管理業務についても大幅に効率アップし、2日かかっていた作業が1日で完了できるようになりました。導入前に想像していた以上の利便性を実感しています。

そして、有給消化についても以前と比較して消化率が確実に上がってきました。というのも、勤怠管理システムを導入すると同時に、有給申請についてもデジタル化し、以前よりも容易に取得できるようになったのです。さらにこれまで1日単位でしか有給取得できなかったところを1時間単位で取得できるように就業規則を変更しました。

今後は、始業時間や終業時間を現場に合わせてフレキシブルに設定できるように、さらに就業規則を改定していきたいと考えています。今回のITツール導入によって、長時間労働の緩和、有給消化率のアップなど、社員の働き方改革に着実に繋がっていると思います。

現在検討しているのは、バックオフィス業務の効率化を目指して、建設に特化した原価管理ソフトの導入です。働き方改革を推進するためには、さまざまな業務のIT化は外すことはできません。

今後も、コンサルティングという形式でサポートしていただける「中小企業デジタル化応援隊事業」のような制度を上手に活用しながら、できることから徐々に具現化して、さらなる生産性の向上を図っていきたいと考えています。

また現在は、社用車を現場の人数分用意して通勤に使用しているのですが、自家用車での通勤を可能にし、社員の負担軽減とともにガソリンの消費量削減などに努めています。その他にも紙の掲示物をオンライン化するなどペーパーレス化への取り組みも行っています。引き続きSDGsへの貢献を見据えた環境を整備していきたいですね。


＜IT化を進めようとする皆さまに一言＞
一気に手掛けるのではなく、一つひとつ着実に導入することが成功の鍵

バックオフィス業務をIT化することについて、専門知識のない担当者が一人で課題を抱え込んでもなかなか解決策は見出せないと思います。まずは専門家に相談し、さまざまな情報を提供してもらう中で、自社に最適な策を見つけ出すことができるのではないでしょうか。

またIT企業からアドバイスいただいたのは、「一度に全ての課題を解決しようとすると、なかなか成功しない」ということでした。一つの課題について問題点を洗い出しながら適切なITツールや仕組みを導入したことが、確実な成果に繋がったと実感しています。