大友産業株式会社では、料理の決め手となる「だし」を中心とした食品通信販売を手掛けています。当社は1977年に食品の卸会社として設立し、2007年に現代表がM&Aにより株式取得し、2020年から「キッチン大友」ブランドで通信販売をスタートしました。当初は新聞広告やカタログ、ダイレクトメールを中心に販売してきましたが、インターネット販売についても比較的早い段階から独自に制作したECサイトを通じて行ってきましたが、注文のほとんどは紙メディアを見たお客様からの電話またはファックスで、自社ECサイトによる受注は少ない状況でした。

当初は売上も好調だったのですが、2013年に「和食」がユネスコ無形文化遺産に登録されたことをきっかけに、だし市場の競争が激化したことによる影響で、思うように受注がとれなくなってきました。もともと中京エリアではだしを販売する企業は少なかったのですが、この頃から他県からの進出も相次ぎました。

以降、打開策を求めて百貨店の催事に出店するようになり、試食販売でお客様へダイレクトに伝えることで通販へ誘導しようと試みましたが、たとえ催事で集客できたとしても通信販売の受注にはなかなかつながりませんでした。さらには、コロナ禍の影響によって、催事そのものがなくなってしまったのです。とはいえ、ありがたいことにコロナ禍で「おうち食」が注目された影響で、だしをはじめ当社の商品はたびたびメディアに取り上げられ、特需ともいえる受注がありました。しかし、問題はその後です。

この先、インターネット販売において、着実に集客し、売上拡大につなげるためにも、従来の自社ECサイトとは異なる新たなECサイト構築の必要性を感じ、さまざまなカートシステムを本格的に検討し始めました。

効果として一番大きかったのは、受注から発送までとても煩雑だった一連の業務が、お客様がECサイトで購入した段階ですべて完結するようになったということです。従来は、電話、ハガキやファックス、自社サイトという4パターンの受注ルートがありましたが、いずれも受注管理システムに手入力して納品書を出力し、決済方法ごとに代引きやコンビニ決済の収納代行の手配、宅配便伝票の手書き、入金の消し込み作業にいたるまで、アナログな方法で個別に対応していました。さらには、未入金の顧客への催促の電話、振り込み票を紛失した顧客への再発送なども多く、回収できないこともあったのです。

それが新規E Cサイトでは、顧客が購入時に入力した情報が、そのまま受注データとして連動し、宅配便会社との連携、発送伝票や納品書の出力、決済まで、すべてが自動化されたため、受注後の作業もそして人的な作業による入力ミスもほぼゼロになり、作業時間の大幅削減、ペーパーレス化につながりました。決済についても決済会社を通すことで回収できないケースも減少し、入金の消し込み作業はもちろん、督促の手間も省くことができました。

他にも、「月に一度だけだった定期便が、毎日発送可能に」、「従来システムでは複雑だった決済方法がシンプルに」、「ポイントの一元管理」、「会員ページで定期便の内容や発送日、情報の変更を顧客自身が自由できる」、「受注や解約に関する数字のデータ解析が可能に」など、多くが改善されました。

作業効率が飛躍的にアップしたので、社員を交代で休ませるようにしています。これにより仕事への意欲や責任感も芽生えるようになりました。プライベートの時間で豊かな経験によって成長していると実感しています。業務の効率化が働き方改革にもつながりました。

当社は、新たな試みを実現するために試行錯誤する中で、IT導入補助金にたどり着きました。ECサイトを新規で立ち上げるには、多大なコストと労力、そして覚悟が必要ですが、この補助金のおかげで思い切って大きな一歩を踏み出すことができました。導入コストとランニングコスト1年分をサポートしてもらえるのは大変ありがたいですね。

また、IT導入補助金を知ったことで、次なるチャレンジにもつながりました。B to BのITシステムをクラウド化するという新たな課題を解決するべく、ITツールを導入することができたのです。その結果、セキュリティ面も強化できた上、作業効率も大幅に改善できました。

IT支援事業者のサポートもあって、申請そのものは簡単で、悩むことはありませんでした。チャレンジしてみたいことがある中小企業にとって、背中を押してくれるありがたい制度だと思います。