株式会社ケイ・システムは、神奈川県大和市で環境に特化したベンチャー企業として廃棄物収集のトータルソリューションを提供しています。2022年5月に、IoTを活用して開発した産業廃棄物自動計量システムで「中小企業SDGs ACTION！AWARDS」DX特別賞を受賞しました。

SDGs経営向けのシステム開発・販売事業を手掛ける一方、数年前より取引先から廃棄物収集のご要望が多く聞かれるようになり、収集運搬の免許を取得して実際に産業廃棄物を収集する受託業務も手掛けるようになりました。

システム開発・販売が専門分野であるとはいえ、当社が従来提供してきたサービスは自動計量した廃棄物のデータ管理であって、実際の取集に関わる管理業務についてははじめての経験でした。したがって、運搬車の収集情報はすべて手書きで日報に記入し、帰社後に改めて、日報を1枚1枚見ながらオンプレミス型の管理システムに延べ約９時間をかけて入力し直す作業が発生していたのです。

作業は煩雑で効率が低く、ペーパーレス化できていないことも悩みでした。またシステムがオンプレミス型であることに加えて事務作業を紙ベースで管理していることもあり、管理部門社員のテレワークができない状況で、BCP策定上でも喫緊の課題となっていました。

従来のシステムは紙ベースの運転日報の手入力で管理が煩雑な上、さまざまな事務作業の工程ごとにそれぞれ別のソフトウエアを使って入力作業を行っていました。しかし、新たに導入したシステムでは、一連の流れをワンストップで行うことができる管理体制を実現することができたのです。

これまでは１画面に1種類の廃棄物を登録していたところ、新システムでは１画面のさらに1行に12種類の廃棄物の収集量を登録できるようになったため、飛躍的に作業効率が上がりました。時間にすると延べ約９時間かかっていた作業が2、3時間で完了できるほどで、導入後は3人で行っていた業務を1人で対応できています。

また、クラウド管理が可能になったことによって、紙ベースだった日報管理をオンライン化できたと同時に社内間でデジタルデータの共有が可能となり、管理部門職員のテレワーク導入を実現。その結果どこにいても処理ができる上、対応スピードも速くなり作業時間は月間約120時間短縮し、残業時間の削減にも成功しました。喫緊の課題であったBCP上の感染症対策を強化することもできたのです。

こうして生産性が向上したことで、スタッフを増員することができ、本来の基盤であるシステム開発・販売事業に本腰を入れることができるようになったのは、大きな成果ですね。

工数を削減して生まれた時間を他のことに費やせるという好循環が生まれた結果、今期の売上は前年比1.7倍を達成することができたのです。賞与も前年比で1.3倍となり、従業員にもその成果を還元することができました。

日本の９割以上を占めるといわれる中小企業は、バックオフィス業務になかなかコストがかけられないという課題を抱えています。こうした背景の中、IT導入補助金の活用は中小企業にとってメリットしか見受けられず、申請しない理由はありません。私どもは支援事業者としてもさまざまな補助金を知っていますが、IT導入補助金は申請プロセスそのものがネットで完結できるので、まさにITを駆使した大変効率的な制度だと感じています。

ITツールの導入に際しては、従来の業務プロセスの変更や導入コストのことなど検討事案も多いと思いますが、コスト面のサポートがあるのは非常に心強いですよね。アナログで非効率な管理から少しでも脱却したいとご検討されている企業様には、ぜひ活用をおすすめします。